クォータータスク管理法
本書『クォータータスク管理法』は、1日を4つに分け、重要だと思うタスクを毎日1～4個、この時間でやるという非常にシンプルだけど強力なタスク管理手法です。
GTDは「信頼できるタスクリストにすべてのタスクを書き出す」ということが必須になっています。
しかし、やってみるとわかりますが、タスクはプロジェクトの進捗状況によっていつも変動しています。つまり昨日まで完璧だったタスクリストは、今日には信頼できなくなっているということです。
また、タスクとして「やらなければならないこと」と「やろうと思ったこと」というのは同じリストに入れてしまうと、「やろうと思ったこと」は後回しになります。永遠に残り続けるタスクが出来上がります。タスクリストを一生懸命作っても、見ると嫌な気持ちになるのでは、GTDの言うところのストレスフリーどころか、ストレスフルな生活が待っているだけです。
■「まえがき」より
タスク管理で最も著名なものはGTD（『仕事を成し遂げる技術―ストレスなく生産性を発揮する方法』（デビット・アレン(著)）にて）でしょう。賛否ありますが、これを意識していない管理手法はないかと考えます。
筆者もこれを強く意識していますが、これはかなり難しい手法です。
その理由は、多くの書籍にも書かれている通り、以下の様なものです。
・特定の時間を使って、頭の中にあるものをすべて出しきることが難しい
・タスクリストを常に「すべてのタスク」がある状態に維持することに多大な労力が必要
・すべてのタスクは「必ずやる」ことが前提
・タスクリストを管理・維持する方法は個人の環境に任されている
・複数のタスクを包含する概念についてその対応方法が明示されていない
・タスクをいつ、どのようにやるのか（いわゆるタスクの実行時間管理）については、個人の裁量になっている
GTDにトライしたことのある多くのかたは、このような点でGTDを諦めた、または中途半端な状態を維持しているのではないかと想像します。
これらに鑑みて、最適なタスク管理システムには以下のような要素が必要だと考えます。
・始めるときに多大な負荷をかけず、タスク管理に完璧を求めないこと
・タスク管理と時間管理をセットで行えるような仕組みであること
・重要なタスクを必ずやり遂げることができるシステムであること
・管理ツールが具体的かつ実用的であること
・仕事だけでなく、あらゆる場面で使用可能であること
本書で述べる「クォータータスク管理法」は、これらを満足する仕組みです。
■クォータタスク管理法のキーポイント
◆集中力は2時間以上は続かない
よく言われることですが、人間の集中力には時間制限があります。一般的には最大で2時間。
本書では、タスクを1時間前後に区切って実施することを推奨しています。そこに2時間の枠を当てはめて、残りの時間で「雑用」をすれば、2時間毎に集中力は復活して効率的に仕事ができるようになるということです。
ここで「雑用」とは、一般的な意味の雑用ではなく、重要なタスクにならなかったすべての仕事のこと。なので、たとえ役員命令であろうと、重要でない仕事は「雑用」です。
◆10万ドルのアイディア
２０世紀のはじめころ、世界で一番の金持ちはチャールズ・シュワブという男だった。ある日、ひとりの青年が彼にこう持ちかけた。
「ミスターシュワブ、あなたの貴重な時間を、毎日何時間も節約するのに役立つアイディアがあるんです。すごいアイディアだと確信しているので、お教えします。その代わり、1ヶ月試した後で、効果に見合うとお考えの金額を払っていただけますか」
チャールズ・ソコワブは青年の提案を受け入れ、1ヶ月後に代金を支払った。その額は、なんと10万ドル。現代で言えば1200万ドルをもらうようなものだ。
どんなアイディアか、知りたくないだろうか？
シンプルそのものだが、驚異的な効果を持つそのアイディアとは……。
毎晩寝る前に、明日やらなければならないことのうち、最も重要なタスクを5つ書きだす。そして、ちゃんとタスクをやること。
※『「時間がない！」を卒業する200のアイデア』
◆1日を2時間毎に分けて、スケジューラに登録する
スケジューラに自分へのアポイントメントを入れて、他の割り込みが入らないようにするのはよくあるアイディア。
しかし、多くの人は、これを定例スケジュールではなくタスクごとに予約を入れています。そうするとタスクをやることが確定してから、アポイントメントを入れることになるので、すでに会議など予約を入れられたあとに、自分の時間の調整が必要になります。
最初から向こう1年はこの時間予約を入れておけば、「タスクをやる時間」は確実に確保できます。
◆タスクリストはないよりあった方がいい
タスクリストは、やり忘れ防止程度のメモで十分。雑用の時間には、思いついた順番にやるのが正しい。
なぜなら、「やろう」と思うということは、頭の中でそれが重要だと認識しているから。重要じゃないタスク、やってもやらなくてもいいタスクは忘れてしまったら「それまで」にする。なにしろやっても結果が変わらないのだから。
■目次
◆第１章 タスク・時間管理の原理・原則
脳を疲れさせないタスクの時間と順序制御
午前中は思考能力が高まる
過度な休憩は害悪になる
脳の活動を促進するためには五感に刺激を与える
同じパターンの繰り返しで楽をさせると前向きになれる
ワーキングメモリを浪費させない
集中力を制御する脳の仕組み
集中は最大でも2時間しか続かない
「ゾーン」を生み出す逆U字仮説
課題と自分の能力への自信の相関
感覚としての自分の能力に対する自信
タイムトライアルによって難易度を調整する
スポットライト効果
タスクは時間内にやれるだけやる
CCPM（Critical Chain Project Management）
タスクはいつ始めるかを決めない
時間管理はタスク管理と一緒に完成させる
定型化・パターン化で管理の手間をなくす
スケジュールのパターン登録
タスク管理のパターン化
◆第２章 クォータータスク管理法
クォータータスク管理法 概説
重要タスクを決める
重要タスクの決め方
２時間以上かかるタスク
クラスタリング法
タスク時間のサイクル
残業時間にもサイクルを適用する
休憩時間は雑用をする
雑用時間の使い方
まとめ
◆第3章 クォータータスク管理法 応用編
タスクリストは必須ではない
タスクのメモと置き場
思い出すためのきっかけ（トリガリスト）を作ること
思い出すためのトリガの時間
タスクの賞味期限・消費期限
タスクリストとプロジェクトを同時に管理するマインドマップ
仕事は階層をたどってタスクになる
リストという一次元のシステムでは、階層は管理できない
階層とタスクリストを同時に管理する方法
マインドマップで階層を俯瞰し、タスクの管理をする
OneNoteのアウトライン機能とOutlookでタスク管理する
目的の階層構造から別のタスクを考える
問いを立てて解決方法を考える
割禁―ひとり会議の予約
15分だけ割り込みを許す
時間の使い方の課題分析を活かす方法
時間の記録の手段は自動的に
時間を再利用可能な分析情報にする
時間のズレの原因を探る
TIMTOWTDI（ティムトゥディ）メモ
TIMTOWTDIトレーニング
未来の事象を予測する力をつける
予定のスケジュール、実績のスケジュール
成果が出ない人の1日
スラック（余裕）を作る
PCやスマホのデータを整理する時間をもつ
ロケットスタートのための１０分ウォームアップ
探しもの、整理整頓はムダ時間
探さないためのアイディア①―最近使ったファイル
探さないためのアイディア②―shoRtcutフォルダ
探さないためのアイディア③―探さない、検索する
探さないためのアイディア④―GREPツール
探さないためのアイディア⑤―ファイル名には半角文字を使う
探さない、整理整頓はしない
振り返りの時間を設けない
よくあるタスク管理の失敗と対策
いつまでもタスクが残り続ける
タスクが出せない・少ない
タスクの大きさを適切に制御できない
見積もり通りにタスクが終わらない
計画通りにタスクが実施できない
割り込み仕事や雑用が多くて管理できない
優先順位を正確に意識する
やる気の出るスイッチを作る
●やる気のスイッチ：事実を別の角度から見る
●やる気のスイッチ：過去完了形で未来を語る
●やる気のスイッチ：やりたいことリスト
●やる気のスイッチ：「どうしたら」と聞いてみる
●やる気のスイッチ：自然に体が動くまで、反復する
●やる気のスイッチ：「オレはすごい、何でもやれる」といってみる
●やる気のスイッチ：とにかく手をつける
タスクリストに書き込まないタスク
振り出し最優先の法則
なぜそのタスクが優先なのか？
これからやるタスクの選定理由
選択ルールが変わると効率は落ちる
なぜそのタスクを選んだのか
いま調べなさい、あなたの時間は無限ではない
すぐにやる（ドラッガー 経営者の条件）
時間の塊を作る
時間の塊を作る方法
時間を空間として把握する
作業スピードを上げると集中力が上がる
集中しやすい条件を見つける
脳の働き方における１日のサイクル
アメとムチの法則
マイスケジュールで時間を予約する
周囲のノイズを排除する
視野内に作業中のウインドウだけを表示する
周りを暗くしカーテンで仕切る
音楽の力を利用する
快適な温度を維持する
物をなくす
未来のための時間を取る
今日やるタスクのバブルマップ
■参考図書 『クォータータスク管理法』
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あなたの仕事のすべてをタスクリストに書き出したからと言って、あなたのタスクは勝手に完了になったりしません。５分のスキマ時間をいくら活用しても、あなたの今年の目標は達成できません。理想的なタスクリストを作ることや、スキマ時間の活用に血道を上げるのをやめましょう。 タスク管理・時間管理をどれだけ一生懸命やったとしても、あなたは目標に近づくことはできません。なぜなら、「管理する」という作業は、あなたのタスクを完了にしてはくれないからです。 あなたの成果の量は、実行したタスクの数や、そのタスクを完了させることに費やした時間によってのみ決まります。 頭の中にあるものを書き出しても頭の中はスッキリしません。 でも、タスクを完了させることができれば、あなたの頭の中の「もやもや」は解消されます。 タスクを実行することだけが、あなたを目標に近づけるのです。 クォータータスク管理法は、たった3つのルールで面倒なタスク管理と時間管理からあなたを開放してくれます。 １．今日やりきりたい重要なタスクを数個考える ２．そのタスクを２時間おきにやるようにスケジュールを埋める ３．余った時間で雑用をする 本書では、クォータータスク管理法が有効である根拠を示し、実際のクォータータスク管理法について説明します。最後に、クォータータスク管理法において役に立つノウハウをいくつか紹介します。 |
●このテーマの関連図書
