進捗会議はWeb会議にすると効率が上がるのではなかろうか
「働き方改革」「業務効率化」などのキーワードで、毎回槍玉に上がるのが「進捗会議」。みんなあの時間は無駄だと思っているのに、なくならないどころか、最近のリモートワーク強化で、在宅勤務の人は、朝夕に上司と今日の業務計画・結果を報告することになって、ますます時間が長くなった会社も多いのではないでしょうか。
そんな無駄な会議時間を短縮する方法の提案。
■そもそもなぜ進捗会議が必要なのか？
そもそも、進捗会議が無駄だと思うのは、部下からみたときです。上司は無駄だと思ってません。基本的には２つの理由があります。
- 進捗状況を上司が把握し、適切なアドバイスを与えるため
- 同じチームのメンバーの活動状況を共有するため
上司が仕事の状況を把握するのは、上司の上司に状況を報告する必要があるからです。そして、上位者としてみたときにその仕事のやり方や進め方に関して、俯瞰的に見てより効率的な方法や、進む方向に関して部下に指示をするためです。
また、上司は仕事のやり方に関して、部下よりも経験が多いため、部下のポカや他部署との交渉において、より有利なやり方を知っている場合が多いので、「これはヤバイ」というような場合に、ちょっとほか部署との交渉するなどして仕事がうまく進められるように環境整備をすることも期待できます。
※もちろん、最近のエンジニアの仕事だと、上司より部下の方が詳しく知っているなどということも多々起きますが。
■なぜ進捗会議が無駄なのか？
進捗状況を時系列で見ると、
部下が報告する→上司がコメントする
というような作業が繰り返されます。で、部下は複数人いるため、ある部下が報告しているときには、他の部下はすることがありません。
上司はすべての部下の報告を聞いているため、常に頭を使っている状態になります。つまりこんな感じ。
結果として、上司は仕事をし続けているが、部下はほとんどの時間は暇なので
上司：進捗会議のすべての時間は有用である
部下：進捗会議の時間は1/4しか有用でない
となってしまうわけ。
上司としては、2番目の目的、つまりチームの情報共有ということも念頭にあるので、同僚の報告を聞いている時間は無駄ではないと思っていますが、業務が細分化された現代の仕事状況では、所詮は他人事です。
※そもそも、「情報共有が重要だ」という上司に「どういう状態になれば共有できたといえますか？」と聞いてみてください。的確に応えられる上司はあまりいません。
もちろん、職場の同僚ですので「困っていれば助けてあげたい」とは思うでしょうが、自分の仕事をこなすことに精一杯なときに、どのくらいの業務時間を同僚にさけるかというとかなり心配になりますよね。
で、最終的に部下は「無駄な進捗会議はなくしましょう」となるけど、上司は「進捗会議は有用だ」となって、上司の意向が優先なので進捗会議はなくならないと。
■Web会議の進捗会議の提案
だったら、進捗会議中に部下の内職を許してしまえば、無駄じゃなくなるのではないでしょうか。つまり自分の報告の順番が回ってくるまでは、他の仕事をしていていいことにすればいいように思うのですが、会議中に他の仕事をするというのは、生産性が低いのですよ。
横で上司と同僚が話しているときにメールを読むのと、静かなところでメールを読むのでは、メールの内容の理解度は相当違います。
なので、Web会議にして自分の発表の番が来るまでは、マイクもスピーカもOFF、なんだったら、発表の番が来てから参加という方法が良いのではないかと愚考するわけです。
さらに、報告内容は事前にメールやチャットで記入しておけば、上司は部下から、まず報告を聞くのではなく、書いてある内容に対するコメントから始められます。
■チャット進捗会議の流れ
つまり進捗会議の流れは、以下のように、最初に部下が報告内容をチャットに書いてからスタートして、上司から呼び出しを受けるまではそのまま仕事を続ければいいわけです。
さらに、細かく部下とのやり取りを書くと、こんな流れです。
部下の報告内容で不明点があればやり取りの間に聞き取ればいいですし、指示したことは部下が書き出すことで、きちんと伝わったのかを後で確認もできます。
さらにチャットなどで書き込めば、他の人達にも十分伝わるので、「それなら、オレが手伝えるよ」とコメントを他のメンバーがコメントすることも可能になります。
とってもいい方法だと思うのですが、誰かトライしてみませんかね？
もしトライした方が見えたら、成果を共有してくださると嬉しいです。
